What are we thinking?

We need to know more about onboarding new team members in the new normal

We all know what’s it like to join a new team or organization. In the beginning, you feel like a fraud and a burden to your colleagues: you ask so many questions and are in constant need of help. Interacting with your boss or senior colleagues is particularly stressful since you have no idea about the unwritten rules regarding power and hierarchy in the community. Even if the organization and its members welcome you with open arms, it can take quite a while before you really feel like a part of the community and on top of your tasks.

Thanks to COVID-19, this process is even more difficult now. There are no lunches, coffee breaks, x-mas parties, or other opportunities for informal discussion, which used to take place daily in the office hallways, cafeteria, etc. Further, meetings nowadays are no place of chit-chat as they seem to have become more streamlined and structured. The effects of these changes are not fully compensated by weekly virtual coffees or a 5-minute ”how are you doing” round to start the meeting.

Shared projects help you to get to know close colleagues over time, but the process is slow. What are the arenas where you meet those people to whom your tasks are not directly connected? It is important to also note that these issues are not limited to completely new employees. The new, more streamlined work practices can also make changing teams or forming new ones more sluggish.

Issues related to diminishing informal communication have been discussed a lot, also in the previous Viewpoint texts. However, the perspective on onboarding new team members or forming new ones has not been brought up, which prompted me to write this text. The topic deserves more attention, particularly since the need for solutions to this is also present in our data. I have no ready-made solutions to offer you. However, if you know some or are interested in developing them, send a message and let’s talk!

Pohdintaa perehdyttämisen problematiikasta ”uudessa normaalissa”

Kaikilla meillä on kokemuksia siitä, millaista on liittyä uuteen tiimiin tai organisaatioon. Alussa potee huijarisyndroomaa ja kokee olevansa lähinnä vaivaksi kollegoille: pitää kysellä paljon pieniä kysymyksiä – eikä edes tiedä keneltä kysyä. Pomon ja seniorimpien kollegojen kanssa vuorovaikuttaminen on ahdistavaa, kun kirjoittamattomat säännöt hierarkioista ja vallasta ovat epäselviä. Vaikka työkavereiden ja organisaation tarjoama vastaanotto olisi kuinka ensiluokkaista, voi kestää aika pitkäänkin, ennen kuin aidosti kokee olevansa tehtäviensä tasalla ja työyhteisön täysimääräinen jäsen.

Nyt koronan myötä tämä prosessi on muuttunut entistä hankalammaksi. Ei ole lounaita, kahveja, pikkujouluja ja kaikkia niitä pieniä epävirallisia rupattelutuokioita, joita toimiston käytävillä ja neukkareissa väistämättä tuli tuttujen ja tuntemattomien kanssa. Eikä kokouksiin ei tulla rupattelemaan vaan käymään päätettävät asiat tehokkaasti läpi. Näiden vaikutuksia eivät viiden minuutin kuulumiskierros palaverin alussa tai viikoittaiset virtuaalikahvit täysin kompensoi.

Lähikollegoihin varmasti tutustuu pikkuhiljaa yhteisten projektien kautta, mutta prosessi on hidas. Ja mistä löytyy ne tilanteet ja areenat, joiden kautta tutustuu ihmisiin, joihin ei työrutiinien kautta tule suoraa kontaktia? Eivätkä haasteet rajoitu ainoastaan täysin uusiin työntekijöihin. Koronan myötä virtaviivaistetut toimintatapamme voivat tehdä myös työtehtävien vaihtamisesta ja uusien tiimien muodostamisesta tahmeampaa kuin ennen.

Epävirallisen kommunikaation vähentymisen riskeistä ja ratkaisuista on puhuttu paljon, myös aikaisemmissa Viewpoint-teksteissä. Uusiin työntekijöihin, tiimeihin ja perehdyttämisprosessiin liittyvä näkökulma ei ole kuitenkaan noussut esiin. Väitän kuitenkin, että aihe ansaitsisi enemmän huomiota, sillä ongelman merkityksellisyys näkyy selkeästi tutkimusaineistossamme. Juuri se motivoi kirjoittamaan tämän tekstin. Valmiita ratkaisuja minulla ei ole vielä tarjota. Mutta jos sinulla niitä on tai problematiikka kiinnostaa, laita viestiä ja keskustellaan!