Kuinka etätyö muuttaa tiimityöskentelyä?
Tiimityöllä on merkittävä rooli työelämässä. Tiimityöskentelyssä korostuu niin työntekijöiden yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunne kuin tavoitteiden saavutettavuus ja jokaisen työntekijän oma osaaminen. Tiimityö on parhaimmillaan, kun tiimin jäsenten kesken vallitsee luottamus ja viestintä on systemaattista ja avointa. Nämä ja muut ominaisuudet mahdollistavat, että tiimityöllä saavutetaan tavoitellut tulokset menestyksekkäästi sovitussa aikataulussa. Perinteisesti, toimialasta ja työtyypistä riippuen, tiimityöskentely tapahtuu kasvokkain. Mutta mitä tapahtuu, kun tiimin jäsenet eivät näe toisiaan kasvotusten ja koordinoivat tiimin toimintaa teknologiavälitteisesti? Miten tiimityö taipuu pitkäaikaiseen etätyöskentelyyn? Tässä uutiskirjeessä tutkijamme tarkastelevat viimeaikaista tutkimuskirjallisuutta Covid-19-pandemiasta seuranneen etätyön vaikutuksista tiimityöskentelyyn.
Tiimien vuorovaikutus edellyttää mukautumista etätyössä
Tiimityöskentely edellyttää vuorovaikutusta, tapahtuipa se sitten kasvokkain tai teknologiavälitteisesti. Whillans, Perlow ja Turek (2021) havaitsivat tutkimuksessaan, että tietotyöläisten nopea siirtymä etätöihin aiheutti muutoksia tiimien työskentelyn tavoissa ja vuorovaikutuksessa. Tiimin vuorovaikutus palvelee useita funktioita, jotka voidaan jakaa tehtävä- (”mitä”) ja suhdekeskeiseen (”kuka”) sekä ryhmän prosesseihin liittyvään vuorovaikutukseen (”miten”). Tavoitteenaan ymmärtää paremmin, millainen vuorovaikutus toimii ja millainen ei toimi teknologiavälitteisessä työssä, Whillans ja kollegat haastattelivat 51 tietotyötä tekevää amerikkalaista huhti-kesäkuussa 2020.
Haastattelujen perusteella tiimin tehtäväkeskeisessä vuorovaikutuksessa on työtehtävien sisältöä koskevaa vuorovaikutusta (content interaction) sekä yhdessä ideoimista (bounce interaction). Tiimin tehtäväkeskeinen vuorovaikutus on sitä, kun tiimin jäsenet edistävät tehtävätavoitteitaan yhdessä, vastailevat kysymyksiin tai antavat palautetta tehtäviin liittyen. Ryhmän prosessiin liittyvä vuorovaikutus tarkoittaa sitä, kun tiimin jäsenet suunnittelevat, määrittelevät ja sopivat tehtävien toteuttamisesta ja työnjaosta. Tiimin suhdekeskeinen vuorovaikutus puolestaan rakentaa ja ylläpitää suhteita ja auttaa tiimin jäseniä oppimaan toinen toisiltaan. Suhdekeskeinen vuorovaikutus pitää sisällään relationaalista vuorovaikutusta (social interaction), joka luo siteitä tiimin jäsenten välille sekä aikaisemmin puhuttujen asioiden kertaamista tiimin jäsenten ajan tasalla pitämiseksi (huddle interaction). Suhdekeskeiseen vuorovaikutukseen sisältyy myös kehittämiseen tähtäävä vuorovaikutus, mikä tarkoittaa esimerkiksi suunniteltuja palaute- ja kehityskeskusteluja johtajien ja alaisten välillä kehitysideoita varten.
Whillansin, Perlown ja Turekin (2021) tutkimustulokset ehdottavat, että etätyösiirtymän aikaansaamat muutokset ovat osaltaan tehostaneet tiimien työskentelyä, esimerkiksi mahdollistamalla paremman keskittymisen itsenäistä työtä vaativien tehtävien suorittamiseen. Toisaalta taas tiimien vuorovaikutus virtuaalisessa ympäristössä voi olla tehotonta, mikä edellyttää tiimin vuorovaikutuksen mukauttamista etätyössä kasvokkaiseen vuorovaikutukseen verrattuna. Spontaanien kohtaamisten puuttuminen etätyössä on yhteydessä suhdekeskeisen vuorovaikutuksen ”katoamiseen” tiimissä, jos sille ei varata tai sovita erillistä aikaa. Lisäksi ryhmän prosesseihin liittyvä vuorovaikutus saattaa korostua virtuaalisilla alustoilla, mikä voi aiheuttaa turhautumista tiimin jäsenissä. On kuitenkin hyvä muistaa, että tiimien vuorovaikutus palvelee useita funktioita yhtä aikaa ja tiimin vuorovaikutuksessa edistetään tehtävä- suhde- ja prosessitavoitteita samanaikaisesti.
Kirjallisuus: Whillans, A., Perlow, L. & Turek, A. (2021). Experimenting during the shift to virtual teamwork: Learnings from how teams adapted their activities during the COVID-19 pandemic. Information and Organization, 31(1),
Teknologiavälitteisen tiimityön haasteet ja hyödyt
Kniffinin ja kumppanien kirjallisuuskatsauksessa käsiteltiin Covid-19-pandemian työelämälle tuomia riskejä ja haasteita(mm. etätiimityö ja pakotettu sosiaalinen etäisyys). Kattavan kirjallisuuskatsauksen tulokset tarjoavat näkökulmia ja implikaatioita niin työelämälle kuin työntekijöille, tiimeille ja organisaatioille sekä antavat suuntaa uudelle tutkimukselle.
Kniffin ja ym. korostavat artikkelissaan, että etätyöryhmät (tai virtuaaliset työryhmät) ovat monitahoinen käsite, joka koostuu monesta eri osa-alueesta. Näihin kuuluvat mm. työryhmän jäsenten maantieteellinen sijainti sekä kunkin jäsenen synkronisoituun kommunikaatioon käyttämä aika suhteessa muihin ryhmän jäseniin. Kniffinin ja kollegoiden mukaan etätyöryhmän sisällä tapahtuvasta kommunikaatiosta puuttuu kasvokkaiselle vuorovaikutukselle ominainen monipuolisuus. Tällöin ongelmat, kuten mahdolliset keskinäiset konfliktit ja koordinointi vaikeudet kasvavat nopeasti. Työntekijöiden yksilötason suorituksiin fokusoitunut tutkimus on puolestaan havainnut, että virtuaalisesti kommunikoivat työryhmän jäsenet jäävät vaille sellaisia luovia ratkaisuja, joita tyypillisesti nousee esiin toistuvassa kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa.
Etätyöryhmätyöskentelyllä on kuitenkin hyötynsä. Kniffinin ja kollegoiden katsaus kiteyttää, että virtuaalisesti kommunikoivien etätyöryhmäläisten aivoriihien on havaittu olevan tehokkaampia kuin perinteisten kasvokkaisten vastaavien. Tämä voi kertoa siitä, että erilaisilla virtuaalisilla alustoilla tapaavissa etätyöryhmissä viestintä on vähemmän sosiaalista, tehden kommunikaatiosta muodollisempaa ja työasioihin fokusoitunutta. Organisaatioiden näkökulmasta katsottuna etätyöryhmät ovat monella tapaa kannattavia; niiden taloudelliset kulut ovat pienemmät ja etätyö mahdollistaa lahjakkaiden työryhmäjäsenten rekrytoinnin ilman maantieteellisiä rajoituksia. Jotta nopeasti kasvavaa etäryhmätyöskentelyä saadaan edelleen parannettua ja kehitettyä, tarvitaan lisäkoulutusta ja -tutkimusta. Esimerkiksi etätyöryhmätyöskentelyn sosiaalisuutta ja vuorovaikutuksen keinoja tulisi parantaa, jotta tiimityöskentely toimisi vaivattomammin ja jokaisen ryhmän jäsenen huomioon ottaen. Työryhmäprosessien kaavamaistaminen ja työryhmän tavoitteiden selkeyttäminen ovat tutkimuksessa esiin nousseita kehittämisen kohteita. Lisäksi tarvitaan rakenteellisia ratkaisuja, jotka tukevat psykologisesti turvallista ja rohkaisevaa työilmapiiriä, keskustelua ja avunpyyntöä työryhmän jäsenten kesken.
Kirjallisuus: Kniffin, K. M., Narayanan, J., Anseel, F., Antonakis, J., Ashford, S. P., Bakker, A. B., Bamberger, P., Bapuji, H., Bhave, D. P., Choi, V. K., Creary, S. J., Demerouti, E., Flynn, F. J., Gelfand, M. J., Greer, L. L., Johns, G., Kesebir, S., Klein, P. G., Lee, S. Y. & Vugt, M. V. (2021). COVID-19 and the workplace: Implications, issues, and insights for future research and action. American Psychologist, 76(1), 63–77.