Synchronous and asynchronous virtual work
Synchronous (i.e., team members work simultaneously) is familiar through various video and phone applications. Through Teams, Zoom, or Hangouts, virtual meetings go well remotely. The corona pandemic diverted companies to virtual meetings. The calendar is filled with virtual appointments. While video conferencing is an important part of our work culture during the corona in telecommuting, the challenge of virtual meetings is the lack of polyphony. How are participants involved? How to make the voice of all participants heard? How to come up with ideas together virtually?If the day is filled with Teams meeting without breaks – one could also think about working in a new way: How to come up with ideas, solve problems, create common knowledge, and innovate virtually? Which digital tools enable simultaneous (synchronous) and working at different times (asynchronous) i.e., working on your own time? What work can be done independently, which tasks require the presence of a team? How are working days rhythmed?
Many have an experience that information is overloaded in teleworking. Virtual tools provide alternatives to video conferencing so that in addition to working and meeting, a variety of shared virtual tools and workspaces can be used as tools for collaboration, where information can be created, transferred, co-created, and stored simultaneously or at different times in shared virtual workspaces. Instead of documents being stored on individuals’ own computers, they can be at shared data storage. Various Post it-type tools can be used to gather ideas and sort them into canvas templates.
With digital collaboration platforms, knowledge creation and collaboration can be taken to the next step from Teams, Zoom, and Hangouts meetings, although they still have a place in the virtual co-creation process to support building common meaning. Digital collaboration platforms provide a virtual workspace where space can be formatted according to the needs of the task, chat rooms, video conferencing rooms, schedule queries, or embedded applications can be brought to the site. Virtual spaces also guide new thinking about virtual work – they provide support but especially bring new kinds of questions to leadership, knowledge creation, brainstorming, and collaboration in future work.
Synkroninen ja asynkroninen työskentely virtuaalisesti
Synkroninen työskentely, eli tiimin jäsenten työskentely samanaikaisesti on tuttua erilaisten video- ja puhelinsovellusten kautta. Teams-, Zoom-, tai Hangout- sovellusten kautta virtuaaliset palaverit sujuvat hyvin etänä. Koronapandemia ohjasi monet yritykset virtuaalikokousten äärelle. Kalenterit täyttyvät online-paamisista ja kokouksista. Vaikka videokokoukset ovat tärkeä osa työskentelykulttuuriamme koronan aikana etätyössä, niiden haasteena on moniäänisyyden puute. Kuinka osallistujia osallistetaan? Kuinka kaikkien osallistujien ääni saadaan kuuluville? Kuinka yhteisesti ideoidaan virtuaalisesti? Jos päivä täyttyy TEAMS-palavereista ilman taukoja – voisi työskentelyä miettiä myös uudella tavalla: kuinka ideoidaan, ratkaistaan ongelmia, luodaan yhteistä tietoa ja innovoidaan virtuaalisesti? Mitkä digitaaliset työkalut mahdollistavat tiedon samanaikaisen (synkronisen) ja eriaikaisen (asynkronisen), eli omalla ajalla tapahtuvan työskentelyn. Mitä työtä voidaan tehdä itsenäisesti ja eriaikaisesti, mitkä työtehtävät vaativat tiimin samanaikaista paikalla oloa joko läsnä tai virtuaalisesti? Kuinka työpäiviä rytmitetään?
Moni kokee informaatioähkyä etätyössä. Virtuaaliset työkalut tarjoavat vaihtoehtoja videopalavereille, jolloin työskentelyn ja tapaamisten lisäksi yhteistyön välineinä voidaan käyttää erilaisia yhteisiä virtuaalisia työkaluja ja työtiloja, joissa tietoa luodaan samanaikaisesti tai eriaikaisesti, muotoillaan yhteisesti, säilötään, ja tallennetaan. Työtilat mahdollistavat, että dokumentteja ei tarvitse enää lähetellä erikseen toisille kommentoitavaksi ja täydennettäväksi, vaan niitä voidaan työstää yhteisissä työtiloissa. Virtuaaliset tiedon säilömispaikat mahdollistavat, että dokumentit eivät ole yksittäisten ihmisten omissa kansioissa tietokoneella, vaan tiimin jäsenet voivat dokumentoida tiedostot yhteisiin tiedon säilömispaikkoihin. Erilaiset Post It- tyyppisten työkalujen avulla voi kerätä ideoita ja lajitella niitä canvas-pohjille.
Digitaalisten yhteistyöalustojen avulla tiedon luominen ja yhteistyö voidaan viedä seuraavalle askelmalle Teams, Zoom ja Hangouts-palavereista, vaikka niillä edelleen on paikkansa yhteisluomisen prosessissa yhteisen merkityksen rakentamisen tukena. Digitaaliset yhteistyöalustat tarjoavat virtuaalisen työtilan, jossa tilaa voidaan muotoilla tehtävän tarpeiden mukaisesti, sivustolle voidaan tuoda keskustelutiloja, videoneuvottelutiloja, aikataulukyselyitä tai upottaa muita sovelluksia. Virtuaaliset tilat ohjaavat myös uudenlaiseen ajatteluun virtuaalisesta työstä – ne tarjoavat tukea, mutta erityisesti tuovat uudenlaisia kysymyksiä johtamiseen, tiedon luomiseen, ideointiin ja yhteistyöhön tulevaisuudessa.
Project Researcher, at LUT University