As the pandemic starts to subside, many employees expect to see more flexible work options. When planned carefully and strategically, the hybrid work model – combining remote and office work – has the potential to improve your organization in several ways. Here are five advantages of the hybrid work model to keep in mind as you plan your return-to-office policies.
1. Increased productivity
A hybrid model can offer flexibility and empower employees to work to their strengths, which in turn boosts productivity. By encouraging a culture that views remote work as a positive alternative to completing deep-focus tasks in the office, teams can find a good balance of creativity and collaboration. Employees who need peace and quiet to focus or who thrive in an office setting can be given a choice to work where and when they’re most productive. According to Gartner, organizations must invest equally in four different work modes to enable a successful hybrid environment:
Synchronous
- Working together, together: Teams are co-located and participate in meetings in a shared space.
- Working together, apart: Teams are distributed but hold virtual meetings.
- Working alone, together: Teams share spaces but do not work at the same time.
- Working alone, apart: Teams are distributed, with individuals performing deep-focus work remotely.
2. Improved employee satisfaction and culture
Autonomy is the key to employee satisfaction: If you provide full autonomy and decision-making on how, where, and when your team members work, employee satisfaction will skyrocket. Autonomy is essential for on-site workers, too. After over a year of setting their own schedule, employees who return to the office will need to feel that they are trusted. When we don’t see each other every day, it’s easy to make assumptions about other employees – It is important to keep these assumptions positive, trusting that everyone is doing their best and making responsible decisions. If we don’t understand an intention, we might ask a question such as ”Can you help me understand what you are doing and why?” Doing this sometimes takes a little courage, but the benefits are huge.
3. More possibilities for continuous learning
Many organizations are performance-driven. Too often, the result is there’s not enough time for learning because employees are too busy performing. An output-focused approach does not enable the long-term development of your employees. Leaders should be humble enough to recognize that learning doesn’t happen only in training courses. Create everyday opportunities for learning and reflection. When the workday comprises back-to-back meetings, it’s difficult for anyone to reflect or process overloaded among of information. Encourage your employees to take time for self-development, learning, and reflection. The beauty of the hybrid work model is that employees can choose to work whenever they please. They can schedule their work outside of regular meeting hours so that they can focus on getting work done peacefully and without being disturbed or distracted.
4. Better collaboration and work relationships
Virtual meetings can play too great a role in hybrid work. According to Microsoft, time spent on weekly Teams chats has been up 45 percent per person since February 2020, and the weekly meeting time on Teams has increased by over 148 percent. We need to find new, more efficient ways of working that don’t involve workdays filled with meetings. To do this, adopt a facilitator’s mindset – consider how human relationships work and design work processes that fit team members’ habits and needs. Facilitating dialog about how teams can work together helps individuals understand each other better, strengthens relationships and improves communication.
5. Improved mental health
According to data from Microsoft, one in five global survey respondents says their employer doesn’t care about their work-life balance. While work and life may rarely be in perfect balance, work-life fit is a vital aspect of any healthy working environment. Hybrid work enables each employee to fit their work and life together in a way that works for them. This reduces stress and helps prevent burnout. Think of it this way: Work leaks into your life, but rarely does life leak into your work. If the weather is beautiful now, go outside and enjoy it – you can finish your work later.
Hybridityömallin viisi etua
Kun pandemia alkaa laantua, monet työntekijät odottavat joustavampia työvaihtoehtoja. Huolellisesti ja strategisesti suunniteltuna hybridityömalli, joka yhdistää etä- ja toimistotyön, voi parantaa organisaatioita monin tavoin. Seuraavassa viisi hybridityömallin etua, jotka kannattaa pitää mielessä, kun suunnitellaan takaisin työpaikalle -käytäntöjä.
1. Lisääntynyt tuottavuus
Hybridimalli voi tarjota joustavuutta ja antaa työntekijöille mahdollisuuden työskennellä vahvuuksiensa mukaisesti, mikä puolestaan lisää tuottavuutta. Tukemalla työtapaa, joka pitää etätyötä positiivisena vaihtoehtona toimiston keskeisimpien tehtävien suorittamiselle, tiimit voivat löytää hyvän tasapainon luovuuden ja yhteistyön välillä. Työntekijöille, jotka tarvitsevat rauhaa ja hiljaisuutta keskittyäkseen tai jotka viihtyvät toimistoympäristössä, voivat valita työskentelypaikakseen sen, missä ja milloin he ovat tuottavimpia.
Gartnerin mukaan organisaatioiden on panostettava yhtäläisesti neljään eri toimintatapaan, jotta he kykenevät luomaan onnistuneen hybridiympäristön:
Synkroninen·
• Työskentely yhdessä samassa tilassa : Tiimit työskentelevät samassa paikassa ja osallistuvat kokouksiin yhteisissä tiloissa.
• Työskentely erillään samassa tilassa: Tiimit työskentelevät samassa paikassa, mutta pitävät virtuaalisia kokouksia.
Asynkroninen
• Työskentely yksin & samassa tilassa: Tiimit jakavat tiloja, mutta eivät toimi samanaikaisesti.
• Työskentely yksin & erillään: Tiimit työskentelevät erikseen ja etänä.
McKinseyn mukaan organisaatiot, joilla tuottavuus on kasvanut eniten pandemian aikana, ovat tukeneet ja kannustaneet työntekijöitään pitämään ”pieniä sitoutumisen hetkiä”.Nämä pienet hetket ovat valmennusta, ideoiden jakamista, mentorointia ja yhteistyön avauksia varten. Tuottavuuden lisäys on saatu aikaan prosessien uudelleen hahmoittelemisella ja ajattelemalla uudelleen, miten työntekijät saadaan menestymään työssä.
2. Parempi työntekijöiden tyytyväisyys ja työkulttuuri
Itsenäisyys on avain työntekijöiden tyytyväisyyteen: Jos annetaan päätöksenteonvapaus siitä, miten, missä ja milloin työntekijät työskentelevät, heidän tyytyväisyys kohoaa. Itsenäisyys on tärkeää myös paikan päällä työskenteleville. Työntekijöiden on koettava, että heihin luotetaan, kun he palaavat takaisin työpaikalleen työskenneltyään yli vuoden oman aikataulunsa mukaisesti. Kun emme näe toisiamme joka päivä, on helppo tehdä olettamuksia muista työntekijöistä. On merkityksellistä, että pidämme nämä oletukset positiivisina ja luottamme siihen, että kaikki tekevät vastuullisia päätöksiä ja parhaansa. Jos emme ymmärrä tarkoitusta, voimme kysyä esimerkiksi. ”Voitko auttaa minua ymmärtämään, mitä teet ja miksi?” Tämä vaatii joskus hieman rohkeutta, mutta hyödyt ovat valtavat.
3. Lisää mahdollisuuksia jatkuvaan oppimiseen
Monet organisaatiot ovat suorituslähtöisiä. Liian usein on tuloksena, että oppimiseen ei ole tarpeeksi aikaa, koska työntekijät ovat liian kiireisiä itse työssään. Tuotoskeskeinen lähestymistapa ei mahdollista työntekijöiden pitkäaikaista kehitystä.Esimiesten tulee olla riittävän nöyriä tunnistaakseen, että oppiminen ei tapahdu vain kursseilla. Luo jokapäiväisiä mahdollisuuksia oppimiseen ja pohdintaan. Kun työpäivä sisältää peräkkäisiä kokouksia, kenelle tahansa on vaikeaa reflektoida ja prosessoida valtavia määriä tietoa. Kannusta työntekijöitä käyttämään aikaa itsensä kehittämiseen, oppimiseen ja reflektoimiseen. Hybridityömallin kauneus on siinä, että työntekijät voivat halutessaan työskennellä milloin tahansa. He voivat aikatauluttaa työnsä tavanomaisten kokousaikojen ulkopuolelle, jotta he voivat keskittyä työn tekemiseen rauhassa ilman häiriöitä.
4. Parempi yhteistyö ja työsuhteet
Virtuaalikokoukset voivat olla liian suuressa roolissa hybridityössä. Microsoftin mukaan viikoittaisiin Teams -kokouksiin käytetty aika on kasvanut 45 prosenttia henkilöä kohden helmikuusta 2020 lähtien, ja Teamsin viikoittainen kokousaika on kasvanut yli 148 prosenttia. On löydettävä uusia ja tehokkaampia työskentelytapoja, joihin ei liity kokouksia täynnä olevia työpäiviä.Ota tämä käyttöön fasilitoijan asenne – mieti kuinka ihmisten väliset suhteet toimivat ja suunnittele työprosesseja, jotka sopivat tiimin jäsenten tapoihin ja tarpeisiin. Auta työntekijöitä oivaltamaan, kuinka he voivat työskennellä yhdessä, ymmärtämään toisiaan paremmin sekä vahvistamaan suhteitaan ja parantamaan viestintää.
5. Kohentunut mielenterveys
Microsoftin tietojen mukaan joka viides maailmanlaajuiseen kyselyyn vastannut vastaaja sanoo, että heidän työnantajansa ei välitä heidän työ- ja yksityiselämänsä tasapainosta.Vaikka työ ja elämä voivat harvoin olla täydellisessä tasapainossa, työ- ja yksityiselämän yhteensopivuus on olennainen osa terveellistä työympäristöä. Hybridityön ansiosta jokainen työntekijä voi sovittaa työnsä ja elämänsä yhteen tavalla, joka sopii heille. Tämä vähentää stressiä ja auttaa estämään loppuunpalamista.
Ajattele asiaa näin: Työ valuu elämään, mutta harvoin elämä valuu työhön. Jos sää on nyt kaunis, mene ulos ja nauti siitä – voit tehdä työsi loppuun myöhemmin.
CEO and co-founder of Howspace