Hybrid work, hybrid coffee breaks
As Covid-19 exit strategies become an increasingly popular topic of discussion, it is becoming more and more likely that we will move forward from strict recommendations for remote work. We are approaching the point where employers and employees start negotiating who will return to the office and to what extent. More than a year of large-scale remote working has revealed the strengths and weaknesses of working remotely, which helps organizations evaluate the possibilities of hybrid working models. It is therefore possible, if not probable, that many organizations will be more flexible about post-pandemic remote work.
However, the effectiveness of the hybrid working models is measured not only in the guidelines of the management, but also in the attitudes of the entire work community. Whether it is about certain employees working entirely remotely or in the office, or about each employee switching between the two, it is important to ensure that the physical office does not become the only and primary place for developing a sense of community. According to our survey, for many employees that had worked remotely before the pandemic, the large-scale transition to remote work improved the opportunities to participate in the workplace and to find themselves as part of the community. As positive as this observation is, it also indicates that remote workers have not had as strong a sense of community when other members of the organization meet face to face. This is also explained by the interpretation of our data that the sort of communication that develops workplace relationships, often takes place in joint coffee and lunch breaks, as well as spontaneous encounters in offices and hallways.
When entering post-pandemic workplaces, more people know what it is like to work remotely. Personal experiences of building a sense of community, feeling of belonging, and finding opportunities for informal communication in remote work can help the ones returning to physical offices to remember and take account of the colleagues that are working remotely. In a productive and well-being workplace, everyone should have the opportunity to experience belonging. This requires involving remote workers not only in task-oriented communication, but also in activities that build the sense of community. If a formal meeting can be turned into a hybrid, why not a coffee break?
Hybridityötä, hybridikahvitaukoja
Koronapandemian exit-strategioiden tullessa yhä useammin osaksi julkista keskustelua, alkaa näyttämään yhä todennäköisemmältä, että tiukoista etätyösuosituksista voidaan luopua. Lähestymme aikaa, jolloin työnantajat ja työntekijät pääsevät neuvottelemaan siitä, kuka palaa toimistolle ja missä määrin. Yli vuoden kestänyt laajamittainen etätyöskentely on tuonut esiin etätyömuodon vahvuudet ja heikkoudet, mikä auttaa työyhteisöjä arvioimaan etä- ja lähityötä yhdistävien hybridimallien potentiaalia. Onkin mahdollista, ellei jopa todennäköistä, että moni organisaatio suhtautuu pandemianjälkeiseen etätyöhön aiempaa joustavammin. Hybridimallin toimivuus mitataan kuitenkin paitsi organisaation johdon linjauksissa, myös koko työyhteisön asenteissa. Oli kyse tiettyjen työyhteisön jäsenten sijoittumisesta kokonaan etä- ja lähityöhön, tai jokaisen työntekijän henkilökohtaisesta vuorottelusta näiden välillä, on tärkeää varmistaa, ettei fyysisestä toimistosta tule ainoa ja ensisijainen yhteisöllisyyden kehittämisen paikka. Kyselyaineistomme mukaan monelle ennen pandemiaa etätöitä tehneelle työyhteisön siirtyminen etätöihin paransi mahdollisuuksia osallistua työyhteisön toimintaan ja kokea itsensä osaksi yhteisöä. Tämä lähtökohtaisesti positiivinen havainto kertoo kuitenkin myös siitä, että yhteyttä työyhteisöön ei ole koettu yhtä vahvasti, kun muut työyhteisön jäsenet tapaavat toisiaan kasvokkain. Havaintoa selittää myös aineistostamme tehty tulkinta, että työyhteisön vuorovaikutussuhteita kehittävä ja ylläpitävä viestintä tapahtuu usein jaetuilla kahvi- ja lounastauoilla, sekä spontaanisti toimistoissa ja käytävillä. Koronapandemian jälkeisessä työelämässä aiempaa useammalla on kokemusta etätyöskentelystä. Omakohtaiset kokemukset yhteisöllisyyden rakentumisesta, kuulumisen kokemuksista ja informaalin vuorovaikutuksen mahdollisuuksista etätöissä voivat auttaa toimistolle palaavia muistamaan ja ymmärtämään huomioida myös etänä työskentelevät kollegat. Tuottavassa ja hyvinvoivassa työyhteisössä jokaisella tulee olla mahdollisuus kokea kuuluvansa joukkoon. Tämä edellyttää etätyöntekijöiden osallistamista paitsi tehtäväkeskeiseen viestintään, myös yhteisöllisyyttä kehittävään toimintaan. Jos viikkopalaverista voidaan tehdä hybridi, miksei kahvitauostakin?
Research Assistant of Communications at University of Jyväskylä.