Many faces of flexible working
It is evident that there is no return to the ‘old’ ways of working before Covid-19. The ‘old’ is in parenthesis because it does not mean that it is necessarily wrong or non-functional. The past two years have provided opportunities to pilot and practice new working methods. Small and medium-sized companies have quickly adapted to the novel situation, and big ones have drafted their own models of working, leading, and managing. However, designing, drafting, and testing new structures, processes and practices are not enough as the change management of transformation in the new situation is critical for success. What is needed in change? This is the theme of the just-published Henry ry’s Työntuuli journal.
There are few topics to consider. First, what kinds of futures could be – we need futures literacy to identify several scenarios. Second, the change is systemic. It is good to understand that everything depends on everything and the virus has a long tail. For example, a massive change to telework impacts what kinds of premises are needed. Third, new work practices are needed – leaders and managers need to learn to lead and communicate from a distance, create functional working conditions for employees, and employees need autonomy to take responsibility and self-leadership competencies. Finally, it is also crucial that both employees and leaders learn to benefit from collaboration technologies as they are essential enablers of flexible working.
Flexible work has many faces depending on the purpose and goals of the work and the work processes required. The place is essential: work is done flexibly in physical and virtual places. Time is also important: work is done from 8-16 o’clock or 24/7 as solo work asynchronously and synchronously with someone or several people. The role of technology is also crucial as an enabler: it helps in solo work and enables co-working. However, flexibility has downsides: it can weaken ties with co-workers and management, cause loneliness and tiredness due to constant online meetings and an email flood, and cause addiction to media use. These are just a few challenges to meet when transforming to flexible ways of working.
Joustavan työn monet kasvot
On selvää, ettei ole paluuta ”vanhoihin” Covid-19 edeltäviin työtapohin. ”Vanha” on suluissa, koska se ei tarkoita, että se olisi välttämättä väärä tai toimimaton tapa. Viimeiset kaksi vuotta ovat tarjonneet mahdollisuuksia pilotoida ja harjoitella uusia työtapoja. Pienet ja keskisuuret yritykset ovat nopeasti sopeutuneet uuteen tilanteeseen ja suuret ovat laatineet omia työ-, hallinta- ja johtamismallejaan. Uusien rakenteiden, prosessien ja käytäntöjen suunnittelu, laatiminen ja testaus ei kuitenkaan riitä, sillä muutoksen hallinta uudessa tilanteessa on onnistumisen kannalta kriittistä. Mitä sitten muutoksessa tarvitaan? Tämä on juuri ilmestyneen Henry ry:n Työn tuuli –lehden teemana.
On muutamia aiheita, joita kannattaa pohtia. Ensinnäkin, millainen tulevaisuus voisi olla? Tarvitsemme tulevaisuudenlukutaitoa tunnistaaksemme erilaisia skenaarioita. Toiseksi muutos on systeeminen. On hyvä ymmärtää, että kaikki riippuu kaikesta ja viruksella on pitkä varjo. Esimerkiksi laajamittainen siirtyminen etätyöhön vaikuttaa siihen, millaisia tiloja tarvitaan. Kolmanneksi tarvitaan uusia työkäytäntöjä. Johtajien ja esimiesten on opittava johtamaan ja kommunikoimaan etäältä, luotava toimivia työoloja työntekijöille, ja työntekijät tarvitsevat itsenäisyyttä vastuun kantamiseen ja taitoja itsejohtamiseen. Lopuksi on myös tärkeää, että sekä työntekijät että johtajat oppivat hyödyntämään yhteistyötä helpottavia työkaluja, koska ne ovat välttämättömiä joustavan työn mahdollistajia.
Joustavalla työllä on monet kasvot riippuen työn tarkoituksesta ja tavoitteista sekä tarvittavista työprosesseista. Paikka on välttämätön: työtä tehdään joustavasti fyysisessä ja virtuaalisessa tilassa. Myös aika on tärkeä: työtä tehdään kello 8-16 tai 24/7 itsenäisesti asynkronisesti ja synkronisesti yhden tai useamman henkilön kanssa. Teknologian rooli on myös ratkaiseva mahdollistajana: se auttaa itsenäisessä työssä ja mahdollistaa yhteistyön. Joustavuudella on kuitenkin varjopuolensa: se voi heikentää siteitä työtovereihin ja johtoon, aiheuttaa yksinäisyyttä ja väsymystä jatkuvien verkkotapaamisten ja sähköpostitulvan vuoksi sekä aiheuttaa someriippuvuutta. Tässä lueteltuna muutamia haasteita, jotka on otettava huomioon, kun siirrytään joustaviin työtapoihin.
Senior advisor, professor (emer.) of work and organizational psychology at the Department of Industrial Engineering and Management, Aalto University