What are we thinking?

Planning the return to the office

Before the pandemic, many organizations had strict remote work policies that limited the number of remote days per week and defined on which days it was preferable to work remotely. Now, as we have been forced to work from home for more than a year, the tables have turned. Employees seem to have a much greater influence on remote work practices as organizations are inquiring about their willingness to return to the office. In a Finnish growth company, with offices both in Finland and San Francisco, 95% of employees want to return to the office once it is allowed. However, they would prefer to work at the office only for 1-3 days per week. These changes in employees’ preferences, changes in work practices during the pandemic as well as safety issues pose new requirements for spatial solutions that need to be considered when planning the return to the office. For example, in the aforementioned company, a number of employees based in the US have moved to work in a different part of the continent during the pandemic and would prefer to stay there once return to the office is allowed. Therefore, the company is considering establishing satellite offices in different parts of the country to enable those individuals to return to office settings without the need to move back to San Francisco. While the future office is considered primarily as a meeting place, the company is also ideating ways in which individual working at the office would be attractive despite the lack of personal workstations. They are, for example, considering a café like setting in the company premises for convenient hot-spotting and ideating solutions for making the storing and transferring of personal belongings at the office as easy as possible. While the problems related to information flows cannot be completely tackled, at least with existing technology, the company is planning to set up a constant video connection to coffee rooms to enable spontaneous encounters between those who are at the office and those who are working remotely. Also, safety measures need to be considered when planning for the return. In the US, mandatory proofs of vaccination are considered for those who wish to work at the office, and even monitoring of employees’ body temperature has been discussed as an option for ensuring safety. In the Finnish context, these measures sound quite extreme and impossible from a judicial perspective. Here, the primary safety measures are limiting the number of employees at the office, ensuring air purity through efficient ventilation, and relying on the individual judgement in terms of deciding whether it is better to stay at home.

Suunnitelmissa paluu toimistolle

Ennen pandemiaa monissa organisaatioissa oli tiukat etätyökäytännöt, jotka rajoittivat etäpäivien määrää viikossa ja määrittelivät, minä päivinä etätyöskentely oli sallittua. Nyt kun olemme työskennelleet kotoa yli vuoden, roolit ovat muuttuneet. Työntekijöillä näyttää olevan paljon enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa etätyön käytäntöihin, organisaatioiden tiedustellessa halukkuudesta palata toimistoon. Eräässä suomalaisessa kasvuyrityksessä, jolla on toimistoja sekä Suomessa että San Franciscossa, 95% työntekijöistä haluaa palata toimistoon, kun se taas sallitaan. He haluaisivat kuitenkin työskennellä toimistossa vain 1-3 päivää viikossa. Nämä muutokset työntekijöiden mieltymyksissä, pandemian aikana tapahtuneet muutokset työkäytännöissä sekä turvallisuuskysymykset asettavat uusia vaatimuksia, jotka on otettava huomioon suunniteltaessa osittaista paluuta toimistotyöskentelyyn. Esimerkiksi kyseisessä yrityksessä osa San Franciscon toimiston työntekijöistä on muuttanut pandemian aikana työskentelemään maanosan eri kolkkiin ja he haluaisivat jäädä sinne, kun paluu toimistoon taas sallitaan. Siksi yhtiö harkitsee satelliittitoimistojen perustamista eri puolille maata, jotta nämä henkilöt voisivat palata toimisto-olosuhteisin ilman että heidän tarvitsee muuttaa takaisin San Franciscoon. Yrityksessä mietitään myös tapoja, joilla työskentely toimistossa olisi houkuttelevaa henkilökohtaisten työasemien puutteesta huolimatta. Vaikka toimisto nähdään tulevaisuudessa ennen kaikkea tapaamispaikkana, toimistolle suunnitellaan kahvilatyyppisen tilan luomista, jossa olisi houkuttelevia työpisteitä myös yksilötyöskentelyyn. Lisäksi yrityksessä pohditaan erilaisia ratkaisuja, joiden avulla henkilökohtaisten tavaroiden säilyttäminen ja siirtäminen toimistossa olisi mahdollisimman helppoa. Vaikka tiedon välittymiseen liittyviä ongelmia ei voida täysin ratkaista, yritys aikoo perustaa jatkuvan videoyhteyden kahvihuoneisiin, jotta spontaanit kohtaamiset toimistossa olevien ja etätyöntekijöiden välillä olisivat mahdollisia. Paluuta suunniteltaessa on myös otettava huomioon turvallisuusnäkökohdat. San Franciscon toimistossa harkitaan pakollisia rokotustodistuksia niille, jotka haluavat työskennellä toimistossa, ja jopa työntekijöiden ruumiinlämpötilan seurannasta on keskusteltu vaihtoehtona turvallisuuden varmistamiseksi. Suomessa nämä toimenpiteet kuulostavat melko äärimmäisiltä ja mahdottomiltakin oikeudellisesta näkökulmasta. Toistaiseksi tärkeimmät toimenpiteet turvallisuuden varmistamiseksi ovat toimiston työntekijämäärän rajoittaminen, tehokas ilmanvaihto sekä yksilölliseen harkintaan luottaminen sen suhteen, milloin on parempi jäädä kotikonttorille.