Lowering the threshold for casual interaction
The threshold for contacting a colleague in both work-related and non-work-related matters is high in teleworking. Because we don’t see what the other is doing, we can’t be sure of the right moment to distract, and we want to avoid breaking our colleague’s flow. The lack of the immediate presence of colleagues has required more independent decision-making in work and more effort in solving problems. Some individuals have found this rewarding. In addition, distance from colleagues has had a positive effect on concentration and time efficiency. The opportunity for uninterrupted work is much better in many home offices than in the employer’s premises. However, people currently miss spontaneous exchanging of ideas, feedback on their work, and uplifting accolades that are not typically cultivated in task-oriented video conferences. Random conversations with other than the closest colleagues are also needed. In one organization, unexpected encounters had occurred by calling accidentally to a wrong person. This had resulted in pleasant chit-chat with a colleague, but also to a fruitful work-related discussion. The realization that employees miss casual interaction in this organization spurred the ideation of ways in which such informal encounters could be facilitated. One unit for example, decided to launch a 15-minute virtual coffee break in random groups of three in connection with their weekly meetings. This experiment has remained in use. Besides, virtual coffee rooms that are open all the time and call-to-a-friend events were ideated as options for increasing casual interaction. With such small actions, we can support a sense of community and promote a culture of teleworking, where chatting about this and that with a colleague is a legitimate use of time – just as it used to be when bumping into each other in the office hallway.Satunnaisia kohtaamisia edistämässä
Kynnys ottaa yhteyttä kollegaan sekä työhön liittyvissä, että työhön liittymättömissä asioissa on etätyössä korkea. Koska emme näe mitä toinen on tekemässä, emme voi olla varmoja sopivasta hetkestä häiritä ja haluamme välttää rikkomasta toisen flowta. Fyysinen etäisyys kollegoista on johtanut siihen, että ihmiset ovat joutuneet tekemään enemmän itsenäisiä päätöksiä työssään ja näkemään enemmän vaivaa asioiden selvittämiseen. Osa on kokenut tämän palkitsevana. Lisäksi kollegojen etäisyys on vaikuttanut myönteisesti keskittymiseen ja ajankäytön tehokkuuteen. Mahdollisuus keskeytymättömään työhön on monilla parempi kotitoimistolla kuin työnantajan tiloissa.
Ihmiset kuitenkin kaipaavat spontaania ideoiden pallottelua, palautetta työstään ja mieltä piristäviä huomionosoituksia, joita asiakeskeisissä videopalavereissa ei tyypillisesti viljellä. Sattumanvaraisia keskusteluja myös muiden kuin läheisimpien työkavereiden kanssa kaivataan. Eräässä organisaatiossa yllättäviä kohtaamisia oli tapahtunut vahingossa, kun henkilö oli erehdyksessä soittanut organisaation sisällä väärälle ihmiselle. Tämä oli johtanut miellyttävään kuulumisten vaihtoon, mutta myös työn kannalta hedelmälliseen keskusteluun. Kyseisessä organisaatiossa lähdettiinkin pohtimaan tapoja, joilla tällaisten epäformaalien kohtaamisten syntymistä voisi edesauttaa. Organisaatiossa päädyttiin kokeilemaan viikkopalaverien yhteydessä 15 minuutin virtuaalikahvittelua satunnaisesti arvotuissa kolmen hengen porukoissa. Tämä kokeilu jäi käyttöön. Lisäksi ideoitiin esimerkiksi koko ajan auki olevia virtuaalikahvihuoneita ja soita kaverille -tempauksia.
Tällaisilla pienillä teoilla voidaan tukea yhteisöllisyyttä ja edistää etätyökulttuuria, jossa rupattelu niistä näistä kollegan kanssa on legitiimiä ajankäyttöä – aivan kuten se oli ennen vanhaan, kun törmättiin toimiston käytävillä.
post-doctoral researcher at Aalto University, School of Science.