Etätyön aikakausi haastaa yritykset uudelleenmäärittelemään ja -organisoimaan fyysiset työtilat
Koronapandemia on jatkunut jo yli vuoden ja moni yritys on alkanut kyseenalaistamaan fyysisten toimistojen ja työtilojen tarpeellisuutta. Etätyöhön on sopeuduttu ja työt, jotka aiemmin vaativat fyysisen työpaikan tiloineen tai välineineen, tulevat hoidetuksi myös etänä. Kuitenkin kiinteät kulut tyhjillään olevista toimistotiloista säilyvät työnantajalla. Tämän viikkoisessa uutiskirjeessä tutkijat nostavat esille uutta tutkimustietoa työtiloihin liittyvistä muutoksista sekä työntekijöiden ajatuksista töistä.Covid-19-pandemian jälkeen työpaikka ja -tilat eivät enää tule olemaan ennallaan.
Fyysisen työtilan rooli työntekijöiden asenteissa ja työajan joustavuudessa
Erilaiset hybridimallit tuovat uudenlaisia käytäntöjä työntekoon. Tietotyöntekijät voivat työskennellä joustavasti kotona, kahviloissa tai työpaikalla. Tämän kaltaiset joustavat työtavat, joissa työntekijä voi itse valita missä ja milloin työt tehdään, edustavat uutta tapaa työskennellä. Ketterät uudet käytännöt vaativat työntekijältä mentaalista muutosta, sillä niiden on sovittava omaan ajatusmalleihin siitä, kuinka ja missä työ tehdään. Etätyön lisääntyminen johtaa fyysisten työtilojen uudelleensuunnitteluun ja järjestämiseen. Tyhjien työtilojen ylläpito tarkoittaa lisäkuluja yrityksille. Uudenlaisten työtehtävien ja siihen tarvittavien välineiden määrittely auttavat työtilojen uudelleenorganisoinnissa ja kehittämisessä.
Gonsalves (2020) kartoitti tutkimuksessaan työn ajallista joustavuutta (temporal flexibility), eli missä määrin työntekijät voivat kontrolloida sitä, missä ja milloin työtehtävät tehdään. Ajallinen joustavuus on tärkeää työntekijöille, sillä vahvempi kontrolli työajasta voi vähentää työ- ja perhe-elämän konfliktia, edistää terveyttä ja hyvinvointia sekä lieventää stressiä. Ajallinen joustavuus työssä voi myös helpottaa työ- ja vapaa-aikaan liittyvien roolien tasopainottamista. Jotkut työntekijät haluavat tehdä selkeän eron työ ja vapaa-ajan rooleihinsa, siinä missä toiset mieluummin yhdistävät nämä kaksi roolia. Aiempi organisatorinen tutkimus on osoittanut, että joustavat työmenetelmät eivät ole aina menestyksellisiä. Työntekijät ovat huolissaan siitä, että joustavuus saattaa saada kyseenalaistamaan sen, kuinka tuottelias tai tehokas työntekijä on kotona –mikä saattaa osaltaan hidastaa urakehitystä. Fyysinen työpaikalla oleminen antaa toisille luotettavamman ja työhön sitoutuneemman kuvan.
Gonsalves (2020) tarkasteli suurta kansainvälistä yritystä BigCorp’ia, joka remontoi myyntiosastonsa työtiloja. Yrityksellä oli yli 500 työntekijää. Tutkimus oli luonteeltaan 14 kuukautinen kenttätutkimus. Aineistonkeruu sisälsi 1400 tuntia havainnointia, 50 semi-strukturoitua haastattelua ja yhtiöltä kerättyä kyselyaineistoa. Aiemmin jokaisella työntekijällä oli ollut oma työpiste, josta muut saattoivat nähdä, koska yksi oli paikalla ja koska tämä lähti. Yrityksessä vallitsi kulttuuri, jossa työntekijät uskoivat, että heidän tuli olla työpaikalla näkyviä, sillä paikalla olo oli merkki ahkeruudesta. Tosin, työtuntien venyttäminen toimistolla ei aina tarkoita, että työ olisi tehokasta.
Gonsalvesin tutkimassa yrityksessä oli joustavan työajan käytäntö olemassa jo ennestään, mutta sitä hyödynnettiin harvoin. Yritys mm. tarjosi työntekijöilleen mahdollisuuden valita milloin he aloittavat ja lopettavat työpäivänsä. Yrityksen työtilojen remonttia ja uudistamista ei tehty joustavan työajan kehittämistä varten, vaan niiden avulla pyrittiin määrittelemään uudelleen työtilojen tarve sekä minimoida tiloihin liittyviä kuluja, kuten korkeaa vuokraa. Etätyössä olevat työntekijät eivät tarvinneet lukuisia toimistoja ja erillisiä tiloja kokouksille, puheluille, tai asiakastapaamisille. Toiminnan määrään tai avoimuuteen perustava toimistomalli on kasvattanut suosiotaan yritysten keskuudessa sillä ne laskevat työtiloihin tarvittavaa tilan määrää.
Tutkimuksessa moni työntekijä oli huolissaan fyysisten tilojen muutoksesta, ja siitä kuinka ne tulisivat toimimaan sekä mahdollisista melu- ja ahtausongelmista. Mutta nämä huolet otettiin huomioon uudelleensuunnittelussa. Fyysisen tilan tärkeys on tunnistettu aiemmissa psykologisissa tutkimuksissa, joissa on havaittu, että tilojen eri ominaisuudet, kuten valo, lämpötila ja haju voivat saada aikaan erilaisia reaktioita.
BigCorpin tekemän uudistuksen myötä yrityksellä oli vähemmän kerroksia käytössään työtiloja varten, mutta monenlaisia työtiloja sijaitsi silti eri kerroksissa riippuen työn luonteesta ja tarpeesta. Uudet tilat sisälsivät mm. kirjaston rauhallisessa paikassa. Työtilat olivat avoimia ja moderneja, ja rennommalle työnteolle sekä oleskelulle oli omat tilansa. Pienemmät suljetut tilat tarjosivat puitteet pienryhmien palavereille tai yksityisten puheluiden soittamiselle.
Isommat kokoustilat vaativat varauksen etukäteen. Uudet tilat tarjosivat henkilökohtaisia tavaroita varten salasanalla toimivia lokerikkoja. Tutkimuksessaan Gonsalves havaitsi, että muutosten jälkeen työntekijät kokivat joustavan työnteon aiempaa helpommaksi. Aiempiin, vanhoihin tiloihin, liittyi totuttuja mielikuvia siitä, miten ja missä työt pitää tehdä. Vanhat rutiinit eivät kuitenkaan enää soveltuneet työhön uusissa tiloissa. Tämä aiheutti muutoksen työntekijöiden ajattelumalleissa ja asenteissa. Uusien työtilojen myötä, työntekijät eivät enää kiinnittäneet huomiota siihen, kuka oli paikalla toimistossaan ja milloin tämä lähti, ja työnteko koettiin joustavampana.
Kirjallisuus: Gonsalves, L. (2020). From Face Time to Flex Time: The Role of Physical Space in Worker Temporal Flexibility, Administrative Science Quarterly, 65(4),1058–1091.
Covid-19 ja (digi)työnteon uusi normaali
Covid-19-pandemia katkaisi monien normaalit työrutiinit ja etätyöt kasvoivat eksponentiaalisesti. Mielenkiintoista on kuitenkin se, että monet muutokset olivat jo suunnitteilla ennen koronapandemiaa, kuten digitalisaation lisääminen työpaikoilla, mutta pandemia kiihdytti muutosten tuloa ja erilaisten menetelmien käyttöönottoa. Koronapandemian pakottamissa muutoksissa on toki yksi suuri ero normaalitilanteeseen: työntekijät eivät ole voineet vaikuttaa siihen siirtyvätkö he etätöihin, vaiko eivät. Pandemian hillitsemiseksi asetetut pakottavat toimenpiteet kuten julkisten tilojen sulkeminen ja sosiaalinen eristäytyminen tarkoitti monelle pakkosiirtymistä etätöihin. Kuinka pakotettu etätyö ja lisääntynyt digitalisaatio vaikuttaa työntekijöiden ajatuksiin töistä?
Nagelin (2020) tutkimus pandemian aikaisilta vaiheilta pyrki vastaamaan mm. tähän kysymykseen ja kartoitti työn digitalisaatiota. Kvantitatiivisessa tutkimuksessa kerättiin kyselyaineisto 554 aikuiselta työntekijältä. Tutkimus mittasi työntekijöiden ajatuksia siitä, kuinka tärkeinä he pitivät perinteisestä ja toisaalta digitaalista työtä varmana tulonlähteenä sekä odotuksia digitaalisen työn tärkeydestä tulevaisuudessa. Tulokset osoittivat, että työntekijöiden kokema tärkeys perinteisestä työstä varmana tulonlähteenä laski ja kokemus digitaalisen työn tärkeydestä varmana tulonlähteenä puolestaan nousi. Lisäksi tutkimuksessa havaittiin, että työntekijät ennustivat digitaalisten töiden olevan todennäköisempiä tulonlähteitä tulevaisuudessa kuin ennen pandemiaa tai sen aikana. Jotkut työntekijät uskoivat perinteisten töiden tärkeyden kasvavan jälleen pandemian jälkeen, mutta niiden tärkeys koettiin silti merkittävästi pienempänä kuin ennen pandemiaa.
Literature: Nagel, L. (2020). The influence of the COVID-19 pandemic on the digital transformation of work. International Journal of Sociology and Social Policy.